Tietosuojakäytäntömme
Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Cocktailgate Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuojaasetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu 1.4.2018.
Viimeisin muutos 28.05.2018.
REKISTERINPITÄJÄ
Cocktailgate Oy
Aumakatu 15
40320 JYVÄSKYLÄ
Puh. 050 598 28 99
Y-tunnus: 2833601-6
REKISTERISTÄ VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ: tomi@deloreanjkl.fi
Tomi Hiltunen
REKISTERIN NIMI
Asiakasrekisteri: Projektikohtaisissa rekistereissä on asiakkaiden (yritys, yhteisö, tms.) yhteystiedot.
Laskutusrekisteri:
Käytämme Heeros kirjanpito/laskutusjärjestelmää. Laskutettujen asiakkaiden yhteystiedot tallentuvat järjestelmään laskutuksen yhteydessä. Tähän rekisteriin tallentuvat myös muiden meitä laskuttaneiden (projektien alihankkijat, vuokranantaja, puhelin, ohjelmistolisenssit, tilintarkastaja jne) yhteystietoja.
Sähköposti:
Lista kunkin työntekijän sähköpostitilillä, johon järjestelmä tallentaa automaattisesti niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet ja mahdollisesti muuta ko. henkilön itse sähköpostipalvelimelle kertomaa tietoa. Listalla on tiedot henkilöistä, joiden kanssa Cocktailgate Oy:n henkilö on ollut sähköpostikirjeenvaihdossa sisältäen koko sähköpostikeskusteluhistorian.
OIKEUSPERUSTE JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde)
• sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, markkinointi tms.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Asiakasrekisteri
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite). Joissakin projekteissa (mm. TE -keskukselle tehdyt) rekisteri sisältää myös projektiin liittyvien henkilöiden henkilötunnuksen.
Tiedot pysyvät järjestelmässä asiakassuhteen ajan ja poistetaan tarvittaessa.
Laskutusrekisteri
Heeros kirjanpito/laskutusjärjestelmään tallentuvat laskutettujen asiakkaiden ja meitä muuten laskuttaneiden laskun käsittelyyn liittyvät yhteystiedot.
Tiedot pysyvät järjestelmässä kirjanpitoon liittyvien lakien mukaisesti.
Sähköposti
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, sähköpostiosoite ja sähköpostikeskusteluhistoria. Sähköpostipalvelin tallentaa automaattisesti myös ko. henkilön itsensä sähköpostipalvelimelle kertomia muitakin tietoja.
Tiedot pysyvät rekisterissä ainakin asiakas/liikesuhteen ajan.
SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Rekistereihin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. sähköpostitse, puhelimitse ja sopimuksista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Henkilö itse luovuttaa tietojaan myös www-lomakkeella.
TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN
SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Rekistereiden henkilötietoja (yritys, nimi, osoite) ei luovuteta eikä julkaista muille tahoille, ellei projektin tilaaja (esim. TE-keskus) sitä edellytä.
Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään, laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti
kuukauden kuluessa).
MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet (* kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
(* http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679#d1e2144-1-1